Zmiany w Urzędzie Stanu Cywilnego

      W dniu 1 marca bieżącego roku wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące aktów stanu cywilnego, ewidencji ludności, dowodów osobistych, a także ceremonii ślubnych.

      Wiążą się z tym istotne zmiany techniczne w sferze obsługi klientów Urzędu Miejskiego. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych oraz Centralny Ośrodek Informatyki rozpoczyna wdrażanie w ramach przedsięwzięcia „PL.ID” programu „Źródło”. Program ten składa się z pięciu elementów, z których trzy zastąpią dotychczasowe aplikacje wykorzystywane w biurach ewidencji ludności, dowodów osobistych i urzędach stanu cywilnego.

      Równocześnie od 1 marca nastąpi odmiejscowienie wielu spraw, które dotychczas można było załatwić jedynie w urzędzie właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Według nowych przepisów sprawy te będzie można załatwić w dowolnie wybranym przez siebie urzędzie. Przykładowo – odbiór odpisu lub zaświadczenia z rejestru stanu cywilnego, wydanie zaświadczeń o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa potrzebnego do ślubu konkordatowego, wydanie zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą czy wydanie dowodu osobistego mieszkańcy całej Polski będą mogli załatwić w Cieszynie, przy ul. Kochanowskiego 14.

      Niestety, tego typu „informatyzacja” nie oznacza, że odpisy czy zaświadczenia dostępne będą zawsze „od ręki”, ponieważ baza aktów rejestru stanu cywilnego w dniu wejścia w życie przepisów będzie „pusta”. Dotychczas sporządzone akty będą mogły być przenoszone do nowego rejestru tylko przy okazji dokonywania czynności z zakresu rejestracji oraz w związku z wnioskiem o wydanie zaświadczenia lub odpisu. Uzyskanie odpisu aktu sporządzonego w cieszyńskim USC będzie możliwe podczas jednej wizyty, natomiast jeśli chodzi o odpisy bądź zaświadczenia, w celu uzyskania których konieczne będzie wystąpienie do USC położonego w innej miejscowości, termin załatwienia sprawy wydłuży się do 10 dni, ponieważ szybkość załatwienia sprawy uzależniona będzie od wprowadzenia do systemu informatycznego niezbędnych aktów przez inny urząd na terenie kraju. Aby usprawnić i przyspieszyć załatwienie spraw z zakresu rejestracji, osoby zgłaszające zdarzenia proszone będą o przestrzeganie terminów ustawowych oraz przedkładanie posiadanych odpisów niezbędnych do dokonania danej czynności rejestracyjnej.

      Wniosek o wydanie odpisu będzie można złożyć również drogą elektroniczną, jednak w tym przypadku tylko podpisując go tzw. uwierzytelnionym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub tzw. profilem zaufanym ePUAP. Zwykły mail nie wystarczy.

      Od 1 marca bieżącego roku czynności dotyczące zgłoszenia urodzenia dziecka będzie trzeba dokonać w terminie 21 dni od daty sporządzenia przez szpital karty urodzenia, a w przypadku, gdy dziecko urodziło się nieżywe – w ciągu 3 dni. Po upływie tego terminu kierownik USC będzie miał obowiązek sporządzić akt urodzenia z urzędu, równocześnie z urzędu dokonując wyboru imienia dziecka. O takim trybie załatwienia sprawy poinformuje rodziców. Zmienione przepisy umożliwiają nadawanie dzieciom imion obcych oraz niewskazujących na płeć, jednak imiona te muszą w powszechnym znaczeniu być przypisane do danej płci. W sytuacji, kiedy wybrane imię lub imiona nie spełniają ustawowych kryteriów, kierownik USC będzie musiał wybrać dziecku imię z urzędu w formie decyzji podlegającej natychmiastowemu wykonaniu, z adnotacją w akcie urodzenia o trybie, w jakim to imię zostało nadane.

      Zmiany przepisów wprowadzają możliwość przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński (zawarcia tzw. ślubu cywilnego) poza Urzędem Stanu Cywilnego. Kierownik USC będzie mógł przyjąć takie oświadczenia na wniosek osób chcących zawrzeć związek małżeński (nupturientów) w miejscu zapewniającym zachowanie uroczystej formy oraz bezpieczeństwo osób obecnych przy ceremonii. Ślub poza urzędem wiązać się będzie z obowiązkiem uiszczenia opłaty w wysokości 1000 zł. Nadal możliwe będzie zawieranie małżeństw na wniosek osoby zamierzającej zawrzeć związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego bez ww. opłaty, jeżeli osoba ta jest w stanie zagrożenia życia lub zdrowia albo jest pozbawiona wolności.

      Inną nowością wprowadzoną przepisami jest możliwość otrzymania zaświadczenia o stanie cywilnym oraz zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.

      Część spraw opisanych powyżej można będzie załatwić w urzędzie konsularnym, bez konieczności przyjazdu do kraju.

      Od 1 marca bieżącego roku obowiązywał będzie nowy wzór dowodu osobistego. Dokument nie będzie już zawierał informacji o adresie zameldowania, kolorze oczu i wzroście. Nie będzie też zeskanowanego podpisu posiadacza, natomiast format i wymiary nowego dowodu osobistego pozostaną takie same jak obecnie. Dotychczasowe dowody osobiste zachowają ważność i nie będzie konieczności ich wymiany.

      Nowością będzie możliwość złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego w dowolnej gminie w kraju lub drogą elektroniczną, według procedury opisanej powyżej. W każdym przypadku do wniosku o wydanie dowodu osobistego będzie trzeba dołączyć fotografię nowego typu – podobnie jak do paszportu, czyli z tzw. portretem „na wprost”. Fotografia ta powinna być wykonana nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem złożenia wniosku.

      Wniosek o wydanie dowodu osobistego będzie mogła złożyć osoba ubiegająca się o jego wydanie z wyjątkiem osoby małoletniej, której do ukończenia 18 roku życia zostało więcej niż 30 dni, w imieniu której wniosek składa tylko jeden z rodziców lub opiekun prawny (dawniej musieli to robić oboje rodzice łącznie). Dowód osobisty będzie mógł odebrać w urzędzie także pełnomocnik. Inną nowością będzie możliwość zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego drogą elektroniczną na zasadach jak wyżej opisano.

      Dowód osobisty będzie ważny przez 10 lat od daty wydania, z wyjątkiem dokumentu wydawanego dzieciom poniżej piątego roku życia, który będzie ważny przez 5 lat.

      Zgodnie z nowymi przepisami dotyczącymi ewidencji ludności został zachowany obowiązek meldunkowy, który tak jak obecnie polega na zameldowaniu w miejscu stałego lub czasowego pobytu oraz zgłoszeniu wyjazdu poza granice kraju lub przyjazdu z takiego pobytu.

      Nowością będzie w przypadku zgłaszania wyjazdu lub powrotu z zagranicy możliwość dopełnienia tego obowiązku drogą elektroniczną. Inną nowością będzie także możliwość uzyskania numeru pesel przez cudzoziemca bezpośrednio po dokonaniu czynności zameldowania.

      Wprowadzenie opisanych powyżej zmian to spora „rewolucja”, która niestety wiąże się z przejściowymi trudnościami, polegającymi głównie i w nierzadkich przypadkach na wydłużeniu okresu załatwienia spraw w Urzędzie Stanu Cywilnego lub Wydziale Spraw Obywatelskich. Po zapełnieniu baz systemu „Źródło”, sytuacja powinna się radykalnie pozytywnie zmienić. Sprawność obsługi klientów w znacznej mierze zależeć będzie również od tego, jak będzie działać sam system, a co za tym idzie oprogramowanie przygotowane przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych w ramach tworzonego od kilku lat systemu centralnych rejestrów państwowych.

      Lokalizacja biur Urzędu Stanu Cywilnego oraz Wydziału Spraw Obywatelskich pozostaje bez zmian, czyli na ul. Kochanowskiego 14. W toku przygotowań do wdrożenia systemu „Źródło” dokonano niezbędnych zmian kadrowych i organizacyjnych.

Zmiany wynikają z wejścia w życie ustaw:

• ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U z 2014 r., poz. 1741 z późn. zm.)
• ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2010 nr 217, poz. 1427 z późn. zm.)
• ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 nr 167, poz. 1131 z późn. zm.)

Urząd Stanu Cywilnego:

Kierownik: Artur Lorek
biura: ul. Kochanowskiego 14, I p., pok. 107, 108
telefon kontaktowy: 33 4794 364
obsługa klientów: 33 4794 365

Wydział Spraw Obywatelskich:

Naczelnik: Grzegorz Soboszek
biura: ul. Kochanowskiego 14, parter, pok. 3, 5, 7
telefony kontaktowe: 33 4794 371, 33 4794 372
obsługa klientów – ewidencja ludności: 33 4794 373, dowody osobiste: 33 4794 374.

Stanisław Kawecki
Sekretarz Miasta